Les voy hablar de un tema que nadie habla, sin embargo es la principal razón por el que los restaurantes no generan su máxima ganancia. Les estoy hablando del FoodCost o costo de alimentos (alimentos y bebidas), en esta ocasión me centraré solo en alimentos. Solo existe una razón por el cual nadie habla de esta información y es que se sabe poco de ello, por un lado solo existe información teórica encontrada en algunos libros y por el otro, aquellas que son otorgadas en los centros educativos como universidades e institutos, cuentan con la información tradicional del FoodCost.
Voy a tratar de ser breve, este no es un libro, trataré de brindarles lo más importante y puntual para que puedan volver a tener el control del negocio y poder generar las ganancias optimas. Lo Primero que deben saber, es que existe un paso previo y es contar con el prerrequisito de que los productos y servicios han sido creados desde el enfoque del consumidor a la organización. Para ello pueden hacer uso del customer journey map o design thinking. Luego de contar con los prerrequisitos, el primer paso que se debe realizar cuando tu restaurante no genera ganancias, es controlar los diferentes niveles críticos que existen en todos los procesos del FoodCost. Para ello a través de La Consultora RPM hemos creado los PCCFC (puntos críticos de control del foodcost) identificando cada uno de ellos.
“Quiero mencionarles para las muchas personas que me escribieron con la preocupación de que sus negocios están generando pocas ganancias, les comento que en diciembre publicaré un libro acerca de los costos modernos 4.0 en la era de la experiencia del cliente y dedicado 100% a restaurantes y también puede ser usado para cualquier empresa de servicios. Este lo podrán descargar por Amazon.”
En los últimos 5 años a través de la Consultora RPM, venimos haciendo una investigación científica acerca del comportamiento de los costos en todos los negocios de comida, entre ellos, chifas, Sangucherías, negocios de comida saludable, Cebicherías, barras Cebicheras, Pollerías, restaurantes de menú, buffets, restaurantes de comida internacional, franquicias y cadenas de restaurantes importantes en el sector gastronómico, entre otros.
“Cuando hablamos de costos deben saber que cada negocio se comporta de una manera distinta y es único, sin embargo todas las Cebicherías tienen un modelo de costos similares, igual los chifas, pollerías y cada negocio que solo contenga la misma especialidad.”
Siendo puntual, son SEIS los PCCFC (puntos críticos control del foodcost) que existen, pero les voy hablar de los dos más importantes y que todos conocen, pero quizás no lo conocen de la forma que les explicaré. Les hablo de controlar las recetas y el FoodCost del negocio como indicador de gestión.
Todos los restaurantes tienen problemas con el control de las recetas y el control del indicador del FoodCost, por una sencilla razón, ellos lo trabajan como costos fijos y los costos de alimentos son inconstantes o variables y esto es por la sencilla razón que son directamente proporcional a la variabilidad del precio del insumo y las mermas, y de la existencia de otros costos variables que se presentan en su estructura.
“La gran pregunta que nadie contesta, si los precios de los insumos suben y bajan, las mermas aumentan y disminuyen, el aceite se consume distinto cada mes, la luz, el costo laboral, el alquiler en dólares, etc, entonces ¿Cómo determinaste una sola vez el costo de tu receta y Cómo asignaste sus costos indirectos? si estos varían todos los días.”
“Otra pregunta sin resolver es, si ya determinaste los márgenes de ganancia de tus productos, ¿Por qué no obtienes el mismo margen de ganancia al final del ejercicio con la utilidad operacional? ¿Qué estás haciendo para lograr que ese margen que fijaste se obtenga como resultado?”
“La Consultora RPM, determinó que en el resultado final de las operaciones, los negocios de comida están teniendo una desviación mayor al 10% y esta no debe ser mayor al 4%.”
Las Recetas y el FoodCost del Negocio
En la receta existen dos puntos de control, el FoodCost del plato o costo de materia prima y el costo de producción, ambos varían mes a mes y el 99% de los negocios aquí presentan su primera desviación. Es importante llevar un control semana a semana de como van variando estos indicadores y conocer cómo afecta o contribuye a los márgenes de ganancia, finalmente esta información sirve para tomar decisiones inmediatas, desde la mas sencilla como replantear el reemplazo de una marca por otra de un insumo hasta otras más complejas como el análisis de las variaciones de todas las mermas y sus desviaciones.
¿El error común, incluso de las grandes empresas?
Ya es un hecho que todos las grandes cadenas de restaurantes saben obtener su indicador de gestión mes a mes y su FoodCost, pero lo increíble es que no saben obtener la desviación que estas presentan. El principal error es que no conocen CÚAL es el indicador optimo de su negocio. Muchas empresas cometen el error de realizar la desviación actual comparando los resultados actuales con los históricos. Esto es imperdonable. No quiere decir que no se deba hacer, esto solo ayuda a determinar si estás avanzando hacia delante, atrás o a los lados. Para ser más exacto, tu todos los días debes caminar una cuadra en 10 segundos (indicador óptimo propio de tu estructura muscular, ósea y más), pero eso tu no lo sabes, y todos los días caminas en 14 segundos. Un día decides mejorar tus tiempos y te das cuenta que algunas veces caminas en 13 seg., otras en 12 seg. y otras en 15 seg., y comparas todas tus desviaciones con el histórico. Pues nunca vas a tener la desviación real dado que siempre debes compararlo con los 12 segundos, tus históricos solo te dicen en que dirección vas, pero tu óptimo te dice cuánto te falta para llegar a tu meta.
“Tus históricos solo te dicen en que dirección vas, pero tu óptimo te dice cuánto te falta para llegar a tu meta.”
Para darles otro ejemplo: Un corredor de atletismo sus indicadores de gestión es el hemograma, es decir, sus glóbulos rojos, glucosa, leucocitos, son distintos que una persona que trabaja en una oficina o que un atleta que vive en campo de altura mayor a 3000 metros. Sin embargo, la ciencia a determinado que el ser humano debe estar en ciertos rangos. Bueno todos los restaurantes operan en esos ciertos rangos y no en los rangos que deberían tener cada restaurante por su razón de ser.
¿Cómo participa la tecnología?
Existen miles de software, esta en la empresa entre ser engañada y comprar un software de 10 mil dólares que cumple la misma función que la de 2 mil dólares, la única diferencia que uno tiene una oficina más bonita y que tiene una marca reconocida. Pero cuando hablamos de tecnología la marca no perdura en el tiempo, la compra la haces por LoveMarks como habla Kevin Roberts en su libro. Es distinto a una empresa de servicios donde la marca sí perdura, y esto por la sencilla razón que la tecnología de hoy es obsoleta mañana, sino no mencionaríamos Motorola o el caso de éxito de Huawei. En fin yo les estoy escribiendo desde una Mac porque me brinda beneficios cuando armo los proyectos o hago análisis, pero lo puedo hacer desde cualquier pc seguramente.
El software permitirá que ingreses tus recetas, ingreses tus compras diarias, ingreses tu producción y con ello obtendrás las desviaciones entre lo teórico consumido y lo real consumido, por otro lado podrás controlar stocks y bla bla, pero eso es menos importante ahora. Sin embargo, el sistema si estuviera integrado a planillas y todos los costos indirectos de tu gestión podrías determinar la rentabilidad después de la operación que es lo que nos importa, para poder encontrar las desviaciones reales del negocio. Sin embargo y lamentablemente, podría decir que no existen software de restaurantes que integren junto a las recetas, compras, mermas, producción, y otros más los indicadores de gestión para que estos puedan ser descargados conjuntamente una vez que se vendió un plato de comida.
“La mayoría de software para restaurantes contemplan módulos separados de ventas y almacenes, de planillas, de gerencia o indicadores, sin embargo este último no saben como se fusiona con las operaciones, solo es información que se construye de la obtención de datos que son incompletos de lo antes mencionado, que falta que incluyan todos los costos indirectos en las operaciones.”
¿Qué deberían hacer las microempresas para controlar su FoodCost del Negocio?
Lo primero que deben hacer toda empresa es determinar a través de un especialista los indicadores potenciales del negocio. Lo difícil es encontrar también quién tiene el WHO HOW. Estos indicarán la meta y objetivos máximos trazados. Luego las microempresas deben controlar a través de un tablero de mando integral, el cual puede ser hecho en excel, todos sus indicadores de compra y gastos en relación a su venta neta y con ratios que deben estar dentro de lo planificado en los márgenes de las recetas como márgenes de materia prima, producción o costos indirectos y de ganancia. Esto debe ser controlado día a día para dar con la desviación.
“La Consultora RPM determinó que un negocio de comida en estado saludable tiene los siguientes indicadores de foodcost según su modelo, aquí les menciono algunos: Chifa 30%, pollería 48%, menú 49%, cebichería 35%, etc.”
“Como experto les puedo decir que todo foodcost varía además por los intangibles que vende cada restaurante, logrando disminuir el foodcost del producto.”
Finalmente puede decir que hemos entrado al mundo de los servicios, donde todos los negocios dejaron de vender productos para pasar a convertirse en empresas de servicios, como consecuencia de la transformación digital en la que vivimos y los cambios del consumidor. Esta orientación de los negocios ha creado nuevas materias no existentes como las metodologías ágiles, customer journey map, design thinking, el marketing de servicios, insights, y los costos de servicios. Este último sería un enigma por largo tiempo. Más adelante en otro post, les contaré todo acerca sobre los costos de servicios y el mix con los costos de recetas.